【会社員兼個人事業主の僕が実践している】マルチタスクを成功させる時間割管理法

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  • 著者 Y's
  • カテゴリー 仕事

余計なツールは不要　まずは一日の時間割を作ることから

僕は会社員兼個人事業主です。ゆえに異なるタスクを平行して進行させることが求められます。これまでタスク管理や時間の使い方を工夫してトライアンドエラーを繰り返してやってきました。

会社員兼業フリーランスになりたての頃はなかなかうまくいかずに、業務が立て込んでくると、どちらからの業務が遅れてしまい、最終的には寝る時間を削って対処することを繰り返してきました。

しかし、睡眠を削ってもリズムを戻すのに時間がかかってしまい結局非効率なままでした。自分の体力で補う方法はあくまで一時的な対処法であることを知りました。

そんな僕が試行錯誤を繰り返して達したタスク管理法は以外にもシンプルで、「時間割をつくる」ことでした。

小学生みたいですが、僕はこの時間割に基づいて行動しています。

よほどのことがない限り、ひとつのタスクが終わっていようといまいと時間割に従って次のタスクに移ります。

時間割作成のポイント

    •  
    • 手帳とかGoogleｶﾚﾝﾀﾞｰで管理する
    • ３０分単位でざっくりと
    • 毎日違う時間割を作るわけではなく基本形をつくる

→フレキシブルすぎると時間割にしている意味がない

  • すべてのタスクが均等な時間配分である必要はない
  • 調整の時間や調整日を設ける
  • 時間割はTODOリストではない
  • 振り返りを行う

時間割作成の効果

    •  
    • ダラダラと同じ仕事をしなくなる
    • さぼらなくなる
    • 一つのタスクに追われ始めると時間割を守れなくなるので時間が侵略されているタスクが一目瞭然となり、リカバリーしようという気持ちがわ

      • →これがないと、侵略されたタスクはされっぱなしでどんどん遅れていくことになる。

 

    • TODOリストがタスクごとに整理されるため把握しやすい
    • 集中力が増す

      • →時間がないから！

 

    • 主体的な時間の使い方が身につく

      • 　→「この時間私はこれをやる」という目標が明確なので、外から自分に向かってくる情報に時間を奪われない自分になる

 

時間割はTODOリストではないので、会社の仕事は会社の仕事、フリーランスとしての仕事はフリーランスの仕事毎に別途TODOリストが必要になります。ここもポイントでマルチタスクを抱えているひとはTODOリストに各タスクのTODOが混在してしまうんです。

この方法であれば各タスクごとにTODOが整理されるので、スッキリします。ひとつのタスクを進めている最中、他のタスクのTODOがチラチラに気なることはありません。

最大の効果は未来へ投資する時間を確保できること

細かな効果を羅列しましたが、僕がこの時間割によるタスク管理法に行きついたのは未来に投資するための時間を確保したいという動機からです。

人はつい目の前のことに追われがちです。
それは期限的なものだけでなく、短期的な利益とかも含みます。どうしても目先の利益に多くのリソースを割いてしまいます。

目の前のことに追われて、一日の全てを短期的なタスクに使ってしまう。まさに僕がそうでした。心のどこかで「このままでは先細りではないか」と思いつつも。

Googleの20％ルールを知っていますか？これはかつてGoogleが社員が業務時間のうち20％を自分の好きなことに自由に使えることを認めていた制度のことです。GmailやGoogleマップなどがこの「20％ルール」から誕生したらしいです。超大企業となった今は運用のされ方が当時と変わっている様子ですが、未来に投資する時間確保がイノベーションを生んでいることがわかります。

僕が時間割作成にたどり着いたのも未来のための時間を確保したいと思ったことが始まりで、様々な方法を試しては失敗し、ようやくたどり着いた方法です。

時間を減らした仕事までうまくいくようになる時間割によるタスク管理法

時間割によるタスク管理法では、目の前の業務に充てる時間が減ることになるのですが、試してみるとほとんど支障が出ないことに驚きます。

こんな経験はありませんか？

      • 上司に言われた締め切りより余裕をもって仕上げた企画書について細かな指摘を受けて、気が付いたら締め切りまでかかってしまったこと。
      • 終わりがない会議
      • 簡単な仕事で期限もないものを後回しにしておいたらどんどん着手したくなくなっていく。

このように時間は沢山あればよいというもではありません。むしろタスクは終わりの時間が決まっているほうがうまくいきます。

人はタスクのボリュームとそれに充てられる時間を瞬時に頭で計算して、最適な方法を考えることができます。ですから無尽蔵に時間があることは逆によくありません。この効能を利用して少し忙しいくらいの時に新しいことを始めることをお勧めします。「時間ができたらプログラミングを勉強する」とか「十分な時間を確保しないと効果が薄いから今は始める時ではない」といった思考は間違っています。

どうですか？この方法やってみたくなりませんか？「なんか時間に追われて疲れそう」って感じるかもしれません。確かにこの方法はそれまでよりも濃い時間の使い方となり、はじめのうちは結構疲れます。だけど「今日のプログラミングの勉強ができなかったなあ」と自己嫌悪感を抱えたまま眠りにつくことがありません。あるのは疲労感とともに「今日はこれだけ進んだ！」という達成感です。みなさんはどちらを選びますか？

この記事を書いた人

Y's

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